Optimering af arbejdsprocesser

 In Articles

Bedre samarbejde med optimering af arbejdsprocesser

Optimering af arbejdsprocesser

Optimering af arbejdsprocesser

Jane Ulsoee   Jane Houlind Ulsøe Stifter af Canvas Planner
  Den 22. oktober 2018 – læsetid 3 min 

Det kan godt blive en succes – især fordi de fleste arbejdsprocesser rent faktisk kan optimeres.

Først og fremmest arbejder du med optimering af arbejdsprocesser? Eller er det et område, der interesserer dig? Så håber vi, at du vil finde inspiration i denne artikel, hvor vi vil gennemgå, hvad optimering af arbejdsprocesser betyder for os. Vi vil slutte af med nogle af de nyeste trends, og er du allerede ekspert inden for området, så kan du hoppe direkte til det her.

Først vil vi forklare, hvad arbejdsprocesser er:

Hvad er arbejdsprocesser?

Arbejdsprocesser kan være en procedure eller et flow i arbejdet eller virksomheden. Bliver af Gyldendal beskrevet som:

Den planlagte, kontinuerte og gentagne menneskelige arbejdsindsats, hvorved der frembringes produkter eller serviceydelser.

Ofte er det i forbindelse med en produktion eller håndteringen af en ordre i f.eks en webshop. Men vi finder også rigtig mange arbejdsprocesser, der kan optimeres, i samarbejdet med kollegaer.

Det er ofte tanker og kommentarer som denne, der skal handles på: “Vi må kunne gøre det på en smartere måde!” Her skal man tage affære og undersøge, hvad der kan ændres. Det kræver dog altid lidt ekstra at komme fra tanken og kommentaren og frem til løsningen.

Bremseklodsen

En klassisk forhindring er: “Jamen, sådan har vi jo altid gjort”. Det kan være en udfordring, at man f.eks. som nyansat skal sætte sig op mod det etablerede team, der ofte ubevidst er i gang med at videregive uhensigtsmæssige vaner og rutiner.

Der er en fare for, at den nye i teamet hurtigt overtager de uhensigtsmæssige vaner og bliver en del af en uhensigtsmæssigt kultur. Før man som ny i teamet får set sig om, så er molboarbejdet og de dårlige rutiner blevet hverdag.  

ØV!

Hvorfor skal dårligt tilrettelagt arbejde dø?

Vi står overfor en stor udfordring med at fastholde de yngre generationer i virksomhederne i længere tid. De medarbejdere, der har 20, 30 og 40 års jubilæum, bliver en sjældenhed. Og når man skal konkurrere om at fastholde de bedste medarbejdere, så vil det give rigtig god mening at kigge på arbejdskulturen.

 

Det handler om at:

  • fjerne de unødvendige forstyrrelser, der æder ens tid. Et eksempel kunne være at begrænse mængden af interne e-mails og minimere cc-emails i teamet.
  • begrænse overflødige arbejdsprocesser.
  • lave en god og overskuelig struktur på de opgaver og processer, der er gentagende.
  • skabe frirum og plads til det, der skaber værdi for forretningen.

Trends i 2019!

Vi holder meget øje med nye tendenser inden for optimering af arbejdsprocesser. Tidligere var dialogen mellem kollegaer i fokus via forskellige chat platforme, og dertil det at arbejde mere digitalt (kilde). Vi er nået skridtet videre og ser disse 3 trends, som vi mener kommer til at blive en omdrejningspunkt for de virksomheder, der rykker først på de nye tendenser:

Overblikket i samarbejdet bliver en game changer

Det kan gøre en kæmpe forskel at have overblik over, hvem der gør hvad. Og det er præcis det fælles overblik, der er kernen. Hvis man ikke har et fælles overblik, så har man mulighed for at optimere processerne mange stedet i forretningen. Derfor tror vi at jagten på et fælles overblik bliver centralt for mange virksomheder i den kommende tid.

Hvis du gerne vil prøve at skabe et visuelt overblik over dit team-samarbejde, så kan du hente vores team-skabelon her:

Hvis du gerne vil have vores hjælp til at customize en team-skabelon til dit team, så skriv til os i chatten. Vi hjælper dig uden beregning.

Behovet for at arbejde mere agilt

Den lineære tilgang til arbejdet udfordres, da mængden af information og kompleksiteten vokser. Når der kommer ting ind fra højre, som ændrer prioriteringen, så skal man kunne handle hurtigt. Det bliver mere og mere nødvendigt, at man som organisation og medarbejder kan manøvrere i en kompleks og konstant foranderlig verden. Vi mener derfor, at der på mange arbejdspladser bliver en nødvendig fokus på optimering af arbejdsprocesser ved at implementere en mere agil og fleksibel tilgang.

At arbejde visuelt

Når informationsniveauet og kompleksiteten stiger, så er det nødvendigt at se på, hvor man kan optimere sine arbejdsprocesser. Vi oplever, at der i den forbindelse bliver mere og mere interesse for at arbejde visuelt. Det er nemlig sådan, at 

vi afkoder visuel information
ca. 60.000 gange hurtigere end tekst.

Derfor er der en pointe i at samarbejde i et visuelt univers, hvor alle i teamet ser det samme visuelle billede af processer og opgaver. Vi tror på, at der vil ske en digitalisering og optimering af de visuelle arbejdsprocesser.

 

Til slut, hvis du vil vide, hvordan det fungerer i praksis – så er du velkommen til at tage kontakt til os. 

Præsentation af Canvas Planner

Få en 15 minutters online demo foran din skærm.

Optimering af arbejdsprocesser
Remote workwork trends 2019