Optimering af
ugentlige møder
på tværs af teams
ugentlige møder
på tværs af teams
Aalborg Universitet Copenhagen (AAU) er et af Danmarks største universiteter med flere campus rundt om i landet. Universitet blev grundlagt i 1974, og har i dag i omegnen af 3.500 ansatte og 20.000 igangværende studerende.
Hvordan får vi optimeret på mødetiden?
Det var det spørgsmål, som Campuschef, Martin Vive Ivø, bad os hjælpe med at løse. De var især udfordrede på de ugentlige K(oordinerings)-møder, der går på tværs af flere afdelinger. Møderne tog for lag tid, og det krævede for mange ressourcer at få styr på dagsorden og efterfølgende fordeling af projekter og opgaver.
Medarbejderinddragelse og en klar prioritering af punkter på dagsordenen
Før Canvas Planner blev introduceret, havde de alle sammen ansvaret for at skrive ind til den mødeansvarlige vedr. punkter til dagsordenen. Det meste foregik efterfølgende også på mail. Vi designede sammen med teamet en mødeskabelon i Canvas Planner. Nu kan den enkelte afdeling aktivt trække projekter eller opgaver, som de gerne vil tale om på næste møde, over på dagsordenen.
Martin Vive Ivø
Campuschef, Aalborg Universitet CPH
Jeg vil estimere, at vores møder er blevet 25% mere effektive med Canvas Planner.
Dertil kommer et større engagement og positivitet blandt mødedeltagerne fra de forskellige teams.
Gennemsigtighed på tværs af afdelinger
Med Canvas Planner kunne alle pludselig se ændringerne realtime og på den måde er dagsordenen hele tiden den mest opdateret version, som nu ikke længere skal sendes rundt på mail. Det er også tydeligt for alle, hvilke opgaver og projekter, der arbejdes på i den enkelte afdeling.
Præsentation af Canvas Planner
Få en 15-20 minutters online gennemgang lige foran din skærm.
Campuschefen om Canvas Planner
“Canvas Planner har klart effektiviseret vores ugentlige K(oordinerings)-møder, der går på tværs af flere afdelinger. Jeg oplever, at de enkelte teams er mere proaktive ift. Mødeindhold og forberedelse. Der er færre misforståelser, og vi når helt overordnet mere på møderne end tidligere.
Jeg oplever tilsvarende et øget engagement og fokus og på vores møder kommer vi nu langt hurtigere ind til kerneproblematikkerne frem for at spilde for meget tid på en masse detaljer, der ikke er vigtige for alle deltagerne. Derudover har vi et generelt meget bedre overblik over opgaver og beslutninger, når alle deltagerne kan se det samme digitale arbejdsrum.”
