Eventplanlægning

Sådan gør du

Få styr på principperne for et vellykket event

Arrangementer og events kan have mange former og størrelser, men der er alligevel nogle overordnede lighedspunkter. Når du har styr på dem, så er du meget tættere på at få succes med din eventplanlægning og med selve eventet. Det handler om at have et super overblik og være knivskarp på planlægningsdelen. Du skal være opmærksom på alle detaljerne, så du kan være forberedt alt og hurtigt kan reagere på uforudsete ting.

Når du tager udgangspunkt i vores principper for eventplanlægning, så er der større chance for succes med dit næste event. 

Sådan planlægger du det perfekte event

I stedet for at opfinde den dybe tallerken igen og igen, så anbefaler vi, at du tar udgangspunkt i nogle principper, der kan danne baggrund for en eventskabelon. Når du laver en skabelon, kan du løbende tilføje og fjerne opgaver efterhånden, som du får mere erfaring. 

Vi vil nu liste de principper, som vi mener er centrale for at lykkes med et event.

1. Forhold dig til hensigten med eventet

Vi anbefaler, at du begynder med at forholde dig til hensigten med eventet. Hvad er det du eller din kunde gerne vil opnå? Hvilken type af arrangement eller event vil I gerne ende ud med?

Hvis du arbejde alene, så sørg for at skrive dine tanker ned. Hvis I allerede er flere i teamet, så hold et kort møde, hvor I i fællesskab får skitseret hensigten med eventet inden selve planlægningen sættes igang. I kan evt. visualisere de forskellige ideer på et whiteboard med post-its.

2. Strukturér arbejdet i en visuel masterplan

Når du har styr på hensigten med dit event, så kan du allerede begynde at strukturere de overordnede linier i eventplanlægningen. Planlægningen kan med fordel visualiseres, så du har overblikket over de forskellige dele af planlægningen. Det kunne være Lokation, forplejning, PR/invitationer, gæsteliste, indhold osv. Hvis du allerede nu har kendskab til nogle af opgaverne, så skriv dem ned med det samme:

Eventplanlægning

Her er et eksempel på en visuel masterplan lavet i Canvas Planner. Arrangementet er struktureret i kategorier (kasser). Under hver kategori hører en række opgaver, der skal skifte status (rød, gul, grøn, grå). Opgaverne kan flyttes rundt på sammen måde som post-its, og hvis opgaverne åbnes, kan du tilføje deadlines, underopgaver, budget, beskeder, links til dokumenter osv. 

3. Sammensæt det rigtige team

Antallet af teammedlemmer, leverandører og frivillige hænger naturligvis sammen med størrelsen på eventet. Hvis du planlægger eventet helt alene, så hop videre til næste punkt.

Det er selvfølgelig vigtigt, at du får sat et godt team og vælger at samarbejde med de rigtige folk. Sørg for at sætte struktur på jeres samarbejde fra begyndelsen af. Hvordan skal I styre jeres opgaver? Hvordan kommunikerer I? Hvordan mødes I? osv. I forbindelse med planlægningen kan I spare en masse tid, hvis I strukturerer opgaverne i et visuelt overblik. Alle i teamet kan se, hvor langt I er, og hvad der mangler at blive gjort. Opgaverne bliver ikke overset eller glemt, og I kan hurtigt omprioritere, hvis noget ændrer sig undervejs. Hvis du vil se, hvordan dette fungerer i praksis, så skriv til os i chatten.

4. Find inspiration, leverendører, lokation osv.

Dette punkt hænger sammen med punkt 5.

Søg inspiration til eventuelle temaer eller stemninger. Hvad skal der til for at skabe den rette setting for dit event? Du kan eventuelt overveje at lave et mood board med billeder, farver og tekst, så resten af dit team eller din kunde også får et billede af, hvor I er på vej hen.

Begynd at søge efter mulige leverendører, så du kan få tilbud hos flere forskellige, inden du beslutter dig.

Vær omhyggelig med valg af lokation, da det har stor betydning for, om dit event bliver en succes. Her skal du indtænke, om det er let for dine gæster at komme frem, om der skal arrangerer transport eller parkering. Overvej også om lokationen passer til det, du gerne vil med eventet. Er det stilfuldt nok, passer det til eventet tema, er der de rette faciliterer osv.

Hvis du gerne vil benytte dig af vores visuelle event-skabelon, så opret en profil her.

5. Lav et realistisk budget

Det er meget vigtigt, at du er realistisk, når du laver dit budget. Til at begynde med er du nødt til at estimere antallet af deltagere. Det antal skal du bruge, når du skal indhente tilbud på mad, drikke, lokation, leje af AV-udstyr osv. Priserne får herefter en betydning, når du skal bestemme dine billetpriser. Når salget går i gang, skal du højst sandsynligt afstemme budgettet, så du er sikker på, at dine forventede indtægter og udgifter passer til dit budget.

Husk altid at få alle tilbud, kontrakter og betingelser på skrift.

Præsentation af Canvas Planner

Hvis du gerne vil vide mere om, hvordan du kan planlægge dit næste event i Canvas Panner, så kontakt os her og få en 15 minutters online gennemgang.

Eventplanlægning