Remote work – sådan gør vi!

 In Articles

Remote work – sådan gør vi!

Remote work – sådan gør vi!


Jane Ulsoee
 Jane Houlind Ulsøe Stifter af Canvas Planner
Den 2. oktober 2018 – læsetid 4 min 

I Canvas Planner har vi gjort os mange overvejelser om det at arbejde remote dvs. uafhængigt af geografi. Vi sidder selv i tre forskellige byer og har arbejdet på denne måde i over 4 år. Vi kender flere i både vores danske og udenlandske netværk, der foretrækker fleksibiliteten og friheden ved remote work, og der er ingen tvivl om, at det bliver mere og mere udbredt.

Det kan være svært

Der er derfor gode chancer for, du også har prøvet at arbejde i et team, der ikke befinder sig i samme bygning eller i samme by. Har du prøvet det, så ved du, at det kan være svært at arbejde i samme retning og at holde overblikket over hvem-der-gør-hvad.

Når I befinder jer langt fra hinanden, er det også sværere at dele viden. Du kan ikke lige stikke hovedet ind på nabokontoret og høre, om din kollega kender noget til det nye system eller ved hvem, der sidder med listen over nye varer. Det gør, at remote teams ofte er “out of sync”.

Det kræver flere opkald og e-mails, og det tager tid at genetablere fokus og retning på hvert møde. Når etablerede virksomheder trækker deres folk hjem på hovedkontorerne, så tror vi, at det skyldes dårlig kommunikation og manglende overblik, netop fordi folk arbejder remote på samme måde, som de normalt arbejder på et kontor dvs. med brug af e-mails og møder (Skype mv.).

Vi er af den overbevisning, at man ikke kan arbejde remote,
som man traditionelt set gør på et kontor!

Her er vores bud på, hvad du kan gøre

Vi mener, at struktur er helt centralt, hvis man vil have et succesfuldt remote samarbejde. Både i form af en struktureret kommunikationskultur men også ved et struktureret fælles overblik.

Sæt struktur din kommunikation

At arbejde remote kræver, at man er tydelig og præcis i sin kommunikation. Man skal være meget bevidst om, hvornår man kontakter hinanden. Her adskiller ens kommunikationsadfærd sig fra det mange kender, når man sidder sammen med sit team. Her kan man nemlig nemt få nogle uhensigtsmæssige vaner, hvor man forstyrrer hinanden med hurtige spørgsmål hen over bordet, med e-mails og mange møder. Den adfærd fungerer ikke for et remote team. Der skal i stedet struktur på kommunikationen og her kan teknologien hjælpe. 

Vi kan anbefale kommunikationsløsninger som f.eks. Slack, hvor det er muligt at oprette emneinddelte chattråde til forskellige teams.

Derved kan man droppe e-mails til den hurtige interne kommunikation og begrænse møderne, da hele teamet kan være med i dialogen.

Få et fælles visuelt overblik

Ud fra vores egne erfaringer mener vi, at et fælles, visuelt udgangspunkt kan løse mange af de udfordringer, der kan være med remote teams.

 

Deler I et visuelt  overblik over jeres projekt, dets opgaver og hvem-der-gør-hvad, bliver det let at arbejde sammen – selv når I ikke sidder sammen.

 

Når alle altid har adgang til samme overblik, kan I alle være “on the same page” hele tiden og dermed gøre det lettere at arbejde i samme retning. Det betyder også, at en stor del af kommunikationen i teamet foregår visuelt dvs. uden e-mails frem og tilbage, da alle har et overblik over, hvor teamets projekter og opgaver bevæger sig hen.

Her ses eksempler på et delt visuel overblik fra Canvas Planner

Canvas Planner remote work
Canvas Planner remote work

Del filer i skyen

Derudover er det en fordel af have dokumenter i Skyen, så alle kan arbejde i det samme dokument uden at dokumentet rejser rundt i teamet som en vedhæftet fil på lange e-mail tråde. Vi bruger selv Google Drive, og det har gjort vores samarbejde omkring dokumenter smidigt og enkelt.

Brug skærmdeling i stedet for lange beskrivelser

Nogle gange kan det være en fordel at lave en skærmdeling. På den måde kan I være helt sikre på, at I taler ud fra det samme udgangspunkt. Her foretrækker vi Zoom eller Appear.in.

Mange ser fleksibiliteten som et kæmpe plus, når man skal vælge arbejdsplads. Så det, at man kan arbejde hjemmefra eller fra andre lokationer og stadig have overblikket, gør en kæmpe forskel for ens arbejdsglæde. Så hvis du har muligheden, så spring ud i det og bliv en del af remote work-bevægelsen:-)

Har du spørgsmål til, hvordan vi lykkes med det, så er du meget velkommen til at tage kontakt til os på hello@canvasplanner.com eller i chatten.

I dette blogindlæg har vi ikke dækket det menneskelige aspekt (relationsopbygning, selvdisciplin etc.).

Præsentation af Canvas Planner

Få en 15 minutters online demo foran din skærm.

Remote work – sådan gør vi!
holidays